Ricevendo un file .doc è difficile stabilire a priori quale versione di Microsoft Office l’abbia salvato, perciò il documento appena ricevuto potrebbe essere inutilizzabile. Tuttavia, la soluzione al problema è più semplice di quanto s’immagini: OpenDocument Format (ODF) è un formato open source mantenuto da Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) ed è uno standard ISO/IEC 26300. Le applicazioni più diffuse, incluso Office 2007 o superiore, supportano appieno le estensioni .odt, .ods e .odp.

Basterebbe salvare i documenti con una di queste estensioni previste da ODF, affinché chiunque possa aprirli e modificarli senza riscontrare delle differenze nella formattazione o perdite sui contenuti: lo standard di ODF è adottato da numerosi programmi per la produttività quali Apache OpenOffice, Corel WordPerfect Office, Google Drive, IBM Lotus SmartSuite, LibreOffice, Office 365, SkyDrive e Microsoft Office. È accessibile dal web o qualunque sistema operativo e dispositivo, ma soprattutto è retro-compatibile tra le versioni.

Significa che salvando i documenti in ODF non occorre preoccuparsi della versione implementata dal programma utilizzato. Questo formato non obbliga ad acquistare una licenza per Office, però è comunque compatibile con la suite di Microsoft e quindi non bisogna necessariamente imparare il funzionamento d’un altro software. Utilizzando .odt, .ods e .odp il rischio di ricevere o trasmettere un documento inutilizzabile è ridotto al minimo: la produttività non accumula dei ritardi e non occorre affatto cambiare le proprie abitudini.

La superficialità nel salvataggio dei documenti e la criticabile gestione di Microsoft rispetto alla diffusione dei formati favoriscono la condivisione di file che non possono essere né aperti, né modificati: i .doc, .xls, .ppt, ecc. hanno caratteristiche differenti a seconda della versione del programma. Office 2003 ha mantenuto le stesse estensioni, introducendo un nuovo schema: Microsoft Office XML è un formato abbandonato dalla pubblicazione di OOXML in Office 2007 ed è incompatibile con le versioni precedenti o successive.

Le estensioni che ho citato sono le più comuni, eppure Microsoft le ha dismesse con Office 2007 che ha introdotto un nuovo formato: Office Open XML (OOXML) è uno standard ECMA-376 e ISO/IEC 29500 ed è distinguibile per la “x” finale come in .docx, .xlsx, .pptx. Purtroppo, la standardizzazione dei formati e l’utilizzo di eXtensible Markup Language (XML) non hanno risolto il problema. OOXML ha una licenza proprietaria e le applicazioni diverse da quelle di Microsoft Office non possono operare sui documenti con la stessa efficacia.

Superato l’ostacolo della firma del contratto i problemi coi documenti non erano terminati: i diversi formati sui quali è possibile operare molto spesso non risultano compatibili fra loro. Il word processor più popolare è sempre quello di Microsoft Office che a dispetto della diffusione non garantisce la migliore interoperabilità con gli altri programmi perché la multinazionale non ha condiviso le specifiche dei binari di .doc, .xls, .ppt che erano gestiti dalla suite per la produttività fino al 2003 e restano in distribuzione.