Se avete deciso di leggere questo post ci sono tre possibilità: la vostra vita è un casino, non riuscite a tenere traccia di quello che dovete fare e vi dimenticate le cose o avete talmente tante cose da fare che non sapete da dove cominciare. O anche tutte e tre le cose. Per farla breve, avete bisogno di un sistema di task management che vi consenta di:

  • Tenere traccia delle cose da fare;
  • Organizzare i vostri impegni per interessi;
  • Liberare la mente così da concentrarvi su quello che state facendo senza pensare ad altro.

Nelle scorse settimana abbiamo recensito per voi Todo Cloud, Omnifocus e Things. Ecco come scegliere quale fa per voi.

Cominciamo con il dire che sono tutti strumenti che offrono app per iPhone, iPad e Mac. L’unico a offrire una piattaforma web è Todo Cloud, che a differenza degli altri consente anche di condividere un progetto con altre persone. Ed è anche l’unico a proporre una formula di abbonamento anziché l’acquisto dell’app: 1,79 euro al mese per usare tutte le app. Per averle tutte invece Things richiede 72 euro e Omnifocus 124 euro.

Tutti e tre i sistemi che vi proponiamo danno il meglio di sé se vi costringete a riempirli di informazioni. Benché possa sembrare di aggiungere un livello di difficoltà, così non è: con quante più informazioni liberate un task dal vostro cervello, quanto più semplice ne diverrà la gestione. Sia Todo che Omnifocus consentono di assegnare a ogni task un orario di inizio e fine e offrono uno strumento aggiuntivo per etichettare il task. Su Omnifocus potete aggiungere solo un contesto, mentre Todo consente anche di aggiungere un ulteriore contesto per il luogo (che però può diventare anche lo strumento) e permette di taggare il task. Non ha il concetto di “tempo necessario”, molto utile in Omnifocus, ma consente di attribuire priorità a ogni task, cosa che invece non si può fare su Omnifcocus. Per aggiungere il tempo necessario su Todo si possono sfruttare i tag, che sono l’arma in più di Things. Su Things infatti non esistono i contesti e le priorità: ogni singolo task può essere taggato diverse volte e grazie a un’interfaccia che premia i tag è possibile avere sott’occhio subito quello che vogliamo. Tutti e tre i sistemi consentono di creare task ricorrenti.

Things si distingue dagli altri due rivali per la semplicità d’uso e per la ricercatezza dello stile. Inoltre è l’unico a proporre una revisione quotidiana dei task, così da costringerti ogni giorno a fare l’agenda delle cose da fare. Personalmente la trovo una cosa molto utile. Nonostante sia molto semplice, Things può diventare molto potente grazie ai tag. Il vantaggio di Things è che potete crescere insieme a lui, partendo con pochi tag e aggiungendone via via. Purtroppo Things non ha adeguato la propria app per iPhone e iPad da un po’, ma è in procinto di farlo con la nuova versione del software, la 3.0. Se cercate uno strumento semplice e bello da usare, Things è un’ottima idea. L’unica pecca è che non vi consente di organizzare le cose da fare secondo una timeline, come invece fanno Omnifocus e Todo. Se però siete di quelli che seguono la teoria delle priorità e non avete scadenze orarie, o ne avete poche, il problema non si pone neppure.

Gli utenti di Omnifocus attendono da parecchio tempo la seconda versione del software, già arrivata su iPhone. Benché sia rigorosamente *allineato con la teoria Getting Things Done* di David Allen, Omnifocus a volte lascia perplessi. Non consente infatti di indicare le priorità agli eventi e il sistema di review su Mac non è così semplice come su iPad. Infine non consente di inserire azioni singole in una cartella, salvo creare un progetto fatto di cose singole. La sua complessità può rappresentare un ostacolo, ma è proprio nella sua complessità che raggiunge il massimo. Grazie allo strumento view è possibile analizzare tutte le cose** che abbiamo da fare e individuare al volo la prossima azione da compiere, senza timore di sbagliarsi. Omnifocus costa parecchio e richiede quantomeno la lettura del manuale: se però vi spostate molto, seguite diversi progetti e volete il totale controllo sui vostri impegni, è lo strumento più adatto. Può cambiarvi la vita, ma solo se lo volete.

Todo ha il vantaggio che potete provare tutte le versioni pro per un mese. Di Omnifocus e Things invece potete provare invece solo la versione per Mac. È più immediato di Omnifocus, ma meno potente di questo. Non è semplice come Things, ma quando non avete a disposizione il vostro computer potete accedere alla versione web. Ha in più la flessibilità di trasformare i singoli task in progetti o checklist. Non ha però uno strumento di revisione dei progetti e non ha una modalità view potente come quella di Omnifocus, però offre un’utile focus list personalizzabile.

In definitiva:

  • Scegliete Things, se volete uno strumento semplice da usare e che cresca con voi;
  • Andate su Omnifocus, se conoscete già la GTD o comunque volete uno strumento potente da usare, volete tutto sotto controllo e siete convinti che questo tipo di organizzazione vi possa cambiare la vita;
  • Optate per Todo se volete uno strumento completo, ma un po’ più semplice da usare, o se semplicemente non siete disposti ad affrontare una spesa elevata, ma anche se volete uno strumento con cui condividere i task con altre persone.

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Photo Credit: orcmid via Compfight cc