Se avete una vita parecchio incasinata, Omnifocus può diventare il vostro salvagente. Non è gratis, richiede un po’ di impegno nel capirlo e costa parecchio (70 euro per Mac, 36 euro per iPad e 18 euro per iPhone), ma vale quasi ogni euro che chiede. OF è un sistema di task management adatto soprattutto a chi conosce la teoria Getting Things Done di David Allen, ma non solo. Se avete l’email piena di cose da fare, se la vostra to-do list non è sufficiente a organizzare il vostro lavoro e vi dimenticate spesso le faccende della vita privata, allora può valere la pena investirci tempo e denaro. La curva di apprendimento infatti non è semplicissima e godrete dei benefici di OF solo dedicando un po’ di tempo ogni giorno a scoprirne le funzioni (i manuali, scaricabili dal sito, sono molto semplici).

In OF c’è un inbox in cui dovete – a questo punto sì, dovete – collezionare tutti i compiti che vi vengono assegnati e tutte le cose che volete fare, tutto quanto vi passa per la mente. Questo sterminato elenco andrà poi processato e organizzato in azioni e progetti (compiti complessi che richiedono più azioni per essere completati) all’interno di aere di interesse, ossia cartelle che vi serviranno per separare le cose personali da quelle di lavoro e organizzare al meglio queste, per esempio dividendole per clienti. Per organizzare tutto il materiale vi consiglio di appoggiarvi sulle regole per gestire molte mail che vi ho elencato qualche post fa.

OF vi richiede di usare il cervello. Ogni azione da compiere per portare a termine un progetto, così come ogni singola azione a se stante, può (e dovrebbe) essere definita in diversi suoi aspetti e in particolare:

  • Data entro quando va completata oppure orario in cui va effettuata;
  • Contesto specifico, legato al luogo in cui un’azione va compiuta (casa, ufficio, auto…), allo strumento con cui va fatta (computer, telefono…) o persona alla cui presenza l’azione va compiuta (per esempio fissare le date delle ferie con vostra moglie);
  • Note: possono essere appunti, scritti o vocali, oppure immagini;
  • Durata stimata o eventuale ripetitività dell’azione.

Credo che OF dia il meglio di sé nel consentirvi di ordinare e visualizzare i vari progetti che avete definito secondo varie modalità, a partire dalla due date sul Mac e dalla modalità Forecast, cioè calendario, decisamente più funzionale, ma presente solo su iOS (dovrebbe arrivare su Mac con OF2, in beta da parecchio tempo). La differenza è che nel primo caso avete uno sterminato elenco di cose da fare, ordinato e ordinabile secondo l’ora in cui ogni cosa va fatta, nel secondo vi potete focalizzare solo sulle cose del giorno, integrando in coda il vostro calendario, che su Mac non è visualizzabile.

Una delle cose che ho maggiormente apprezzato durante il mio test, è stata la modalità focus dell’app per Mac, che consente di focalizzarsi su una cartella o un progetto. Quello che non mi è piaciuto, e che non sono riuscito a capire, è per quale motivo non posso inserire una singola azione all’interno di una cartella. Come diversi altri utenti, mi sono ritrovato anche io a creare una lista di to-do all’interno di ogni cartella. L’alternativa è accumulare singole azioni in un progetto definito per default Miscellaneous. Fortunatamente OF consente di creare tre tipi di progetti:

  • sequenziali, ovvero in cui ogni azione viene dopo quella precedente;
  • paralleli, che poi sono quelli di default, ossia in cui non c’è un ordine per completare le cose;
  • lista di singole azioni, cioè appunto quelli di cui parlavo, raccolte miscellanee di singole azioni che non hanno nulla a che vedere le une con le altre salvo il fatto di dover star all’interno di una specifica cartella per averle presenti quando ti focalizzi su una determinata area di interesse.

Un’altra cosa che ho molto apprezzato è la review mode della versione per iPad, ossia una modalità in cui vengono presentati uno via l’alto i progetti e le azioni da compiere per essere organizzati o riorganizzati. Purtroppo su Mac una cosa del genere non c’è, anche se c’è una modalità review che consente di passare in rassegna i progetti. Peggio, non c’è una cosa simile su iPhone, che al momento è l’unica app a essere stata aggiornata alla versione 2.0. È nella modalità view però che OF dà il meglio di sé, perché consente di visualizzare, ordinare e filtrare tutti i vostri task e progetti sulla base di più o meno qualunque dato abbiate usato per classificarli, dalla durata stimata, alla due date, alle azioni rimanenti, attive, completate, incomplete, flaggate o no, contesti, insomma con OF avete i poteri speciali necessari per dominare i vostri task. Funziona come la vostra mente: funziona se è accesa. OF non è una lista di to-do, è destinato a persone che hanno davvero bisogno di un sistema di task management per sapere cosa possono fare in quei cinque minuti che sono in attesa del treno o chi chiamare durante un tragitto in auto, piuttosto che avere l’elenco delle azioni da compiere quando sono focalizzati su un progetto o le cose da discutere durante un meeting con un persona.

Pensavo che avrei molto apprezzato la possibilità di creare task via email, ma così non è stato: mi pare importante che la funzione ci sia, ma ne ho fatto meno uso di quanto credessi. Su iPhone infatti sto utilizzando Dispatch che consente di creare direttamente un task in OF a partire da un’email e sul Mac l’app ha uno shortcut universale per creare i task. Ne avrebbe anche un altro da usare per creare task a partire dal testo selezionato in una mail o altrove, ma non sono riuscito ad abilitarlo. Mi sono trovato davanti a un errore comune: la richiesta di riavvio di un’altra app. Purtroppo non ho trovato subito il modo di risolverlo e per il momento ho passato, ma credo che ci tornerò perché si tratta di una funzione molto utile.

Non sono però solo gioie. Ci sono anche i dolori. Contenuti. Per la precisione tre. La sincronizzazione fra le app, consentita grazie all’account gratuito offerto da Omnigroup, è lenta come la fame. Il che significa che non potete aprire l’app e mettervi subito al lavoro. Dovete attendere svariati secondi. No, non è così grave, ma se andate di fretta può pesare. L’altro aspetto negativo dell’esperienza complessiva è che spesso e volentieri le app si piantano per pochi secondi. Anche qui, nulla di così grave, ma da un prodotto che costa parecchio vorresti di più. Ultima e forse peggior cosa: in Omnifocus il badge dell’app non ha la possibilità di mostrare solo le cose che mancano da fare oggi, ma devi scegliere fra nulla, cose che avresti dovuto fare e non hai fatto e cose dovute per le prossime 24 ore. Trovarmi la sera con 20 cose da fare più quelle che non ho ancora fatto non è cool.

Veniamo alle singole app.

Mac. È bruttina forte, perché vecchiotta. Ho provato tempo fa Omnifocus 2 in beta: non ci saranno stravolgimenti, ma il design verrà un minimo rivisto. Da parte di Omnigroup non ci sono indicazioni a proposito: non si sa la data di rilascio, né se sarà un update a pagamento o, come più probabile, gratuito. Omnifocus per Mac è il centro di controllo di tutti i tuoi task. Al fatto che la grafica è bruttina si può ovviare con la personalizzazione (esistono anche siti che collezionano fogli di stile). Sono ottimi gli shortcut per editare la data (potete usare tom @2pm o tod @13), ma non quelli per navigare l’app (non sono intuitivi, vanno studiati). Ottima però è la possibilità di creare delle prospettive per vedere i vostri task, filtrandoli per qualunque cosa ci passi per la testa e salvando la ricerca. Le nuove modalità Review e Forecast sono però decisamente necessarie.

iPad. Di tutte è l’app che mi è piaciuta di più, in particolar modo per la Review mode. Non è però allineata a iOS 7 e il peso del vecchio skeumorfismo si sente. Ad aggiornarsi ci mette davvero un’eternità. Nella creazione e gestione dei task è la più semplice di tutte perché porta in primo piano l‘inspector con in quale vengono definiti gli attributi delle azioni e dei progetti. Su Mac l’inspector è “nascosto” (in realtà c’è un’icona per aprirlo), mentre nell’iPhone tutti i dettagli sono raggruppati in un’unica schermata.

iPhone. Il primo impatto è stato pessimo. Come per iOS 7. Poi piano piano ti ci abitui e alla fine scopri che davvero ti piace. L’uso principale è quello della modalità Forecast in cui vedi le cose da fare divise per giorno e gli eventi in calendario in coda. L’app è davvero veloce e nonostante il problema della sincronizzazione si aggiorna piuttosto rapidamente, rispetto alle altre. Peccato però che non sia stato integrato lo swipe back di iOS 7: il bottone home in alto a sinistra sugli iPhone dal 5 in su resta scomodo da raggiungere. Nella creazione e nella gestione dei nuovi task invece è piuttosto intuitiva, nonostante non abbia una modalità di inserimento semplice come hanno Mac e iPad. Ci vuole un po’ ad abituarcisi, ma questo vale per un po’ tutto il sistema di Omnifocus. Quando ti ci abitui però diventa additivo.

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