Se quello di cui avete bisogno è un sistema di task management semplice è veloce da usare, che non richieda la lettura di un manuale per essere usato, Things potrebbe fare al caso vostro. Si tratta di un software per Mac, iPhone e iPad (rispettivamente 45, 9 e 18 euro – potete provare gratis la versione per Mac) in giro da un po’ di tempo e che nei prossimi mesi offrirà anche una versione anche per Windows e Android (al momento in beta), cosa che potrebbe renderlo la piattaforma ideale per chi vuole utilizzare lo stesso sistema per casa e lavoro, come suggerito dalla teoria Getting Things Done.

All’interno di Things potete creare azioni singole e progetti, intesi come collezioni di task da compiere per raggiungere un obiettivo. Azioni e progetti possono poi essere raggruppati all’interno di aree di interesse, vale a dire cartelle utili a separare per esempio le cose di casa da quelle dell’ufficio o di altro. Purtroppo non potete creare cartelle all’interno delle cartelle, ma solo progetti. E non potete creare progetti o checklist all’interno dei progetti. Things è pensato per mantenere le cose semplice, ma questo a volte gli si ritorce contro.. All’interno delle singole cartelle e progetti potete riordinare a piacere i task, ma i progetti restano sempre in basso rispetto alle singole azioni.

La cosa che maggiormente contraddistingue Things è la comodissima modalità review che ogni mattina vi richiede di passare in rassegna quello che non avete fatto e quello che avete programmato per il giorno in questione. In questo modo ti fai un’idea di quello che hai da fare durante la giornata.

Ogni oggetto di Things può avere delle note testuali, due date e svariati tag. Potete anche inserire mail, documenti, foto o video che avete sul Mac: verrà così creato un utile link a quell’oggetto, pronto per quando ne avrete bisogno. I tag sono lo strumento principale per organizzare il lavoro. Tramite questi è possibile assegnare priorità ai tuoi task e contestualizzarli, vale a dire organizzarli per dove vanno compiuti (casa, ufficio, in giro), lo strumento che ti serve per farlo (computer, telefono, fax) o un nome di riferimento (per esempio quello del tuo capo o di tua moglie) per avere sempre davanti l’elenco delle cose che devi affrontare con questa persona. Things consente di attribuire tutti i tag che vuoi al singolo elemento e questo garantisce una navigazione pressoché totale fra i task che hai creato. Non completa perché poi i task ti vengono presentati ordinati per progetto a seconda di come sono impilati i tuoi progetti all’interno delle aree di interesse, che a loro volta possono essere organizzate a piacimento. Questo, se vogliamo, è l’unico vero limite di Things: se è facile fare il focus sui compiti più importanti o urgenti semplicemente taggandoli allo scopo, non è possibile assegnare degli orari o un ordine sequenziale ai propri task, ma solo una due date. Si può però giocare con i tag e creare i tag mattino, pomeriggio e sera con dei sottotag per gli orari principali così da essere in grado di spostare il focus su uno specifico momento della giornata.

Uno dei pregi di Things è la sincronizzazione pressoché immediata fra i vari dispositivi. Peccato che manchi la possibilità di creare task via mail. Su Mac il problema si sente meno grazie allo shortcut universale che consente di creare nuovi task ovunque ci si trovi e alla possibilità di inserire le mail nelle note e poi aprirle tramite il link creato. Su iPhone e iPad invece sarebbe utile. È da auspicare che questa funzione venga introdotta in Things 3.0, l’aggiornamento annunciato qualche settimana fa.

Veniamo ora alle singole app.

Mac. Questa è sicuramente la più importante e tutto sommato l’unica forse fondamentale. L’uso è piuttosto immediato, ma a patto che cominciate a sfruttare i tag, che sono l’arma speciale di Things. Infatti proprio grazie ai tag non avete necessità di studiare diverse modalità di visualizzazione o stare lì a scervellarvi con i contesti previsti dalla GTD, la teoria di David Allen a cui comunque Things è ispirato.

iPhone. Si sente la mancanza di un aggiornamento. Al di là del look and feel che non è in linea con iOS 7, ma comunque gradevole, in Things per iPhone non funziona più l’integrazione con Textexpander. L’app è comunque semplice da usare e nel corso del mio test è stata il punto di riferimento per creare l’agenda del giorno durante la colazione del mattino. Inoltre Things è integrata nelle principali app utilizzate da chi può desiderare un software del genere, a partire da Drafts e Dispatch. Nello specifico Dispatch consente di risolvere il problema di trasformare le email in task, perché ha un’opzione per creare un compito in Things che nelle note contenga la mail in oggetto.

iPad. Alla fine è stata quella che ho usato di meno. Non è praticamente diversa da quella per iPhone, con un unico vantaggio: consente di vedere i propri task in una modalità più simile al desktop, con a lato le aree di interesse e in centro i task.

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