La paternità di questo post la divido con Augusto Coppola, che negli scorsi giorni mi ha illustrato come faceva a trasformare le email in task per liberare la posta in arrivo. I task in Gmail ci sono da tempo immemore, la il problema è che sono piuttosto inutili perché nascosti. La funzione per trasformare le email in task infatti non si trova nel menu della singola email, ma in more. La cosa bella di Gmail è che puoi utilizzare il sistema interno per creare la tua to-do list (nel link trucchi per farle meglio), anche se convengo che non sia immediato e che l’assenza di un’app specifica per smartphone renda un po’ inefficiente il tutto, anche se ci sono alternative. Per qualcuno però potrebbe essere più che sufficiente, mentre per altri, come per me, potrebbe essere un semplice strumento per organizzare le mail con date di scadenza. Avevo già spiegato come ottenere l’effetto inbox zero con Gmail, ma non avevo preso in considerazione questa cosa.

Dunque, la prima cosa da sapere è che Gmail ha un sistema di gestione delle liste. Basta cliccare successivamente “g” e poi “k” per aprire la brutta finestrella dei task. Potete utilizzare la freccetta in diagonale per creare una finestra più grande per gestire i vostri task. Di base questo strumento si apre sulla lista con il vostro nome, ma tramite lo strumento liste (in basso a destra) potete creare tutte le liste che volete.

Quando state creando un task e dopo averlo creato avete la possibilità di editare il task aggiungendo:

  • note al task;
  • data entro la quale va completato (questo farà comparire il task all’interno del vostro Google Calendar);
  • scegliere la lista in cui inserirlo.

Usando il tabulatore potete anche indentare i singoli task, di fatto creando progetti ognuno con diversi compiti da risolvere.

Pre creare un task direttamente da una email basta cliccare shift+t una volta aperta la email. Gmail creerà un task il cui titolo sarà quello delle mail, ma che potete cambiare a vostro piacimento. La vostra mail resterà collegata al task da un link creato da Google. A questo punto potete archiviarla (cliccando “e”).

Per accedere alle vostre to-do list da mobile è necessario andare all’indirizzo web mail.google.com/tasks, ed è questa la cosa davvero scomoda. Potete però sfruttare app che integrino i task, come Calendar+ o le decine di app che permettono la sincronizzazione con Google Task per iPhone o Android.