Nel corso della settimana ho provato Mailbox per iPhone e ne sono rimasto entusiasta. Io come le oltre 700 mila persone che si sono messe in coda per averla. Ragionandoci sopra però mi sono reso conto che i motivi del successo di Mailbox, che ho analizzando punto per punto in un precedente post, derivi essenzialmente da un ripensamento di gesti che siamo portati naturalmente a compiere quando consultiamo la mail.

Riprendendo il tema dei trucchi per essere più produttivi, ecco come comportarsi con la propria mail. Innanzitutto, usate Gmail, o migrateci se non l’avete ancora iniziata a usare. Gmail ha un tool per importate tutte le vostre vecchie mail.

Cose da non fare:

  • rimettere da leggere una mail già letta, lasciandola nell’inbox;
  • rispondere a un mail senza cancellare/archiviare il messaggio ricevuto;
  • utilizzare la stellina per archiviare una mail lasciandola nell’inbox;
  • spostare le mail non lette dall’inbox;
  • lasciare nell’inbox una mail già letta.

Prendete queste come regole che vi serviranno una volta a regime. Il percorso di transizione deve essere compiuto con molta flessibilità. L’obiettivo è inbox zero. Pensare alla vostra inbox come a un centro di smistamento. Da qui le mail mail devono essere smistate verso altri posti.

Ecco cosa fare una volta letta una mail:

  • non interressa–>cancellare;
  • potrebbe interessare in futuro, ma non serve ora–>archiviare;
  • è da fare oggi–>etichetta da fare oggi;
  • è da fare, ma non necessariamente oggi–>etichetta da fare;
  • riguarda una specifica attività e va conservata–>etichetta attività (es: calcetto, corso fotografia, iscrizioni, pagamenti, fatture…);
  • si tratta di una cosa da rivedere quando ci sarà tempo–>etichetta da vedere.

Tenendo a mente questo schema, create le etichette citate e rendetele visibili nell’imap tramite apposito pannello accessibile dalla rotellina per le impostazioni on line di Gmail. Questo vi servirà per avere le vostre cartelle anche su client mobile (per avere con Mailbox dovete spostare sotto [mailbox] come sotto etichette).

Mandate a mente anche un’altra cosa: All Mail è la cartella/etichetta che hanno tutte le vostre mail, anche se non la vedete. Quando archiviate una mail, o semplicemente le rimuovete l’etichetta inbox, la state spostando qui. A meno che la mail in questione non si trovi in bozza, spam o cestino: da qui la eliminate per davvero. In realtà quando cancellate una mail infatti le state solo applicando l’etichetta cestino.

Priority Inbox vi serve a individuare al volo le mail più importanti all’interno dell’inbox. Se ricevete dozzine di mail tutti i giorni può essere utile. Nelle impostazioni alla voce Inbox potete impostare questo come inbox alternativo. Oppure scegliere di vedere le mail non lette sopra tutte le altre. Io però mi terrei la visione classica, perché puntiamo a un inbox zero.

Filtrate la posta in arrivo. Basta cliccare sul menu a destra della freccetta per rispondere. Create un filtro per esempio per vostra moglie se continua a scrivervi all’email di lavoro. Create un etichetta apposta per lei e impostate il filtro su skip inbox, onde evitare di mischiare le mail. Poi per ricordatevi di controllarla però!

Prendete in mano il vostro All Mail e andate a caccia di chi vi ha spammato. Create dei filtri per cancellare le sue mail senza neppure vederle passare per l’inbox.

Archiviate tutto quanto non è da inbox attribuendo la corretta etichetta o semplicemente archiviando. Qualora ne aveste poi bisogno sarà sufficiente cercare la mail con le parole che essa contiene.

Abilitando Multiple Inboxes dalla voce Labs delle impostazioni, potete creare una seconda inbox da destinare all’etichetta “da fare oggi”. Posizionando questa sopra l’inbox resterete focalizzati sulle cose da fare, come da foto. Sempre nei Labs trovate Send&Archive che aggiunge un bottone rispondi e archivia sotto le vostre mail. Così la conversazione esce dall’inbox fino a quando non arriva la risposta.