Vi siete mai chiesti come si scrive un email? No, probabilmente no, ma quante volte vi è capitato di non ricevere risposta alle vostre email? Tante, suppongo. Ecco allora qualche piccolo accorgimento.

Sii breve!
Considera come prima cosa che molte persone leggono oggi la mail sul proprio smartphone. Quindi mantenere un titolo corto, che identifichi bene l’oggetto della comunicazione, è fondamentale. Non mettere nell’oggetto della email un testo troppo lungo, evita il maiuscolo se non per indicare l’urgenza e sii diretto. Le stesse regole valgono per il corpo del testo. Imposta una firma semplice, ma riconoscibile (non firmare con le iniziali per favore!), e staccala dal contesto per esempio con un paio di righe bianche e una riga di trattini. Dividi in paragrafi il contenuto se è più lungo di tre o quattro righe e assegna a ogni paragrafo un’informazione sola. È un po’ come scrivere il post di un blog, valgono gli stessi suggerimenti: chi legge paga con il proprio tempo la tua email!

Titola adeguatamente!
Anticipa già nel titolo il contenuto della comunicazione: mi serve la tua opinione, richiesta approvazione, proposta progetto e così via.

Scrivi come mangi!
E mangia attentamente, preoccupandoti di equilibrare i contenuti e ricordandoti che una volta che una cosa l’hai mandata giù non hai altra scelta che digerirla. Perché se ti torna su non starai bene. Quindi prima di premere invio, rileggi, controlla che ci siano tutti gli allegati e prima ancora abilita nei labs di Gmail, se usi questa come email o come client, la funzione annulla. Usa parole semplici che la gente capisce, non scrivere in maniera formale o peggio come se fosse una mail destinata a centinaia di persone da un bot.

Includi una call to action!
Chiedi una e una sola cosa al tuo destinatario. Non mandargli una mail che richieda un’intera mattinata per rispondere e peggio ancora non gli chiedere di compiere scelte compilate, tipo ci sentiamo via email o ti chiamo? Sii diretto e semplice: caffé domani alle 13? Ancora meglio, se devi fissare un appuntamento, invia un link a un Google Calendar creato per l’occasione, così lo metterai direttamente nell’agenda del destinatario e saprai quando avrà accettato. Oppure invita lui a farlo. Se devi chiedere di fare una cosa alla persona a cui stai scrivendo, chiedigliela in maniera diretta e univoca, non gli offrire diverse opzioni. Riceviamo tutti centinaia di email ogni giorno, se per ognuna dobbiamo stare a ragionare diventiamo scemi!

Saluta!
Hasta la victoria siempre, amigo! Non lasciare solo alla tua firma il compito di salutare e soprattutto non impostare un saluto automatico se non vuoi apparire una persona fredda, insensibile e non interessata. Basta un ciao per far capire alla persona a cui stai scrivendo che sei seriamente interessato a comunicare con lei.

photo credit: Ed Yourdon via photopin cc