Ignoro il motivo per cui ti ritrovo qui a leggere questo post, ma se ci sei dammi retta: hai fatto bene. Nonostante abbia un’eternità alle spalle l’email è ancora il nostro principale strumento di comunicazione. Spesso però mi ritrovo io stesso a usarla male. Però ti giuro che lo so come andrebbe usata. Mo’ te lo spiego, anzi lo rispiego a me stesso sperando che quel neurone dedicato all’ascolto sia in funzione e riprendendo i cinque trucchi per usare al meglio l’email di cui ti ho raccontato tempo fa.

  1. Scrivi l’oggetto alla fine: eh, lo so, sono il primo idiota che lo scrive all’inizio perché, quando decidi di mandare una mail, in teoria dovresti già sapere il perché vuoi farlo. Dammi retta, però: non avrai chiare le idee fino a quando non avrai finito la tua mail. Fai una prova. Nel determinare questa cosa mi è stata molto utile Dispatch, un’app per iPhone che ho da poco iniziato a usare insieme a Mailbox.
  2. Metti il mittente alla fine: questa sarebbe una regola basilare per evitare di mandare via messaggi in completi. Inoltre nel frattempo potresti esserti reso conto che sarebbe utile mettere un’altra persona in CC.
  3. Aggiungi subito gli allegati: è la prima cosa da fare, per non dimenticarli. Ti sarà successo almeno una volta di farlo no? E non è imbarazzante ricevere risposte del tipo Manca l’allegato?
  4. Includi una call-to-action: prima di salutare integra una chiara richiesta di azione per il destinatario. Quante volte ti è capitato di ricevere risposte da gente che non aveva capito cosa volevi che facessero?
  5. Includi un verbo nell’oggetto: te li ricordi i verbi? Ti ricordi Montanelli? La frase migliore è: soggetto + predicato (possibilmente verbale) + complemento oggetto. Punto. Questo dovrebbe essere l’oggetto della tua email.
  6. Imposta la firma: nome, cognome, che fai nella vita, numero di telefono, skype, account Twitter e sito personale. Se usi la mail per lavoro non puoi non avere queste informazioni nella tua firma.
  7. Non scrivere mail per ringraziare: sono mail che la gente odia ricevere, al pari degli auguri di Natale. Sono messaggi automatici dovuti. Includi i tuoi ringraziamenti, se immagini che saranno necessari, nell’ultima email che invii. Ringrazia anticipatamente, sarà anche un modo per ingraziarti il destinatario.
  8. Non aprire discussioni: quando ti dicevo di chiudere con una call-to-action pensavo già a questa cosa. Non trasformare la tua email in una chat pubblica! Evita di inserire argomenti di discussione all’interno di una mail. Se devi discutere di una cosa con una persona chiamala al telefono, pingala su Whatsapp o Skype, ma NON usare l’email.

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