In settimana vi avevo parlato di Postbox, un nuovo client per email (Mac e Windows) con diversi vantaggi, dall’integrazione di Evernote alla possibilità di postare sui social e creare to-do list. Per la gestione della to-do list però gli sto preferendo Todoist e dopo aver cercato altri client email per sostituire Mail di Os X alla fine ho deciso di concentrarmi su quello nativo per ottimizzarlo.

Il mio punto di partenza è stato Gmail, opportunamente utilizzata per raggiungere l’inbox zero secondo quanto insegnatomi dall’esperienza di uso di Mailbox su iPhone.

Se voi non usate Gmail, potete utilizzare gli smart inbox di Mail per creare cartelle specifiche per focalizzare l’attenzione. Per esempio creando una smart inbox per i messaggi non letti o una per quelli a cui dovete rispondere. Come? È facile: create per esempio una smart inbox nominata “da rispondere” e inseriteci dentro tutti i messaggi flaggati con una bandierina di un colore a vostra scelta.

Per poter vedere queste etichette/smart inbox dovete scegliere dal menu view –> show favorite bar.

Ora aprite la colonna di sinistra di Mail e tramite drag&drop portare le singole etichette di Gmail o le smart inbox sulla barra dei favoriti.

Tutto ruota però attorno al fatto che ogni volta che aprite una mail la dovete collocare. Ci sono di base due categorie:

  • da rispondere
  • da rivedete più avanti.

Poi potete crearne una per progetto.

Ora cliccate sulla barra in alto e personalizzate la toolbar aggiungendo, se già non l’avete, il bottone per spostare i messaggi.

Mail contiene anche un’opzione VIP che vi permette di identificare i messaggi delle persone più importanti. Se non riuscite a raggiungere l’inbox zero potrebbe tornarvi utile per tenere in ordine la mail. Un altro modo di usarla è disabilitare tutte le notifiche tranne quelle dei contatti VIP, così da concentrarvi meglio sul lavoro ed essere più produttivi.