Tenere l’inbox della propria mail vuota è una missione critica, quasi impossibile, che solo un ninja è in grado di compiere. Voi scordatevi di riuscirci, ma se seguite i trucchi che vi sto per dare potreste assurgere al livello di tartarughe ninja. Non il massimo, ma abbastanza da poter guardare con compassione gli amici che soffrono di “mailite acute”.

In un precedente post dedicato a come ottenere l’inbox zero con Gmail vi avevo già dato le regole base per diventare padroni della vostra email. Ora vi presento uno schema, mutuato dalla teoria GTD di David Allen, che vi trasformerà in mostri spietati capaci di annichilire in poco tempo qualunque messaggio di posta.

  1. Stabilisci qual è il valore, che ci guadagni da una specifica mail. È un’informazione? Una cosa che devi fare? Da leggere per lavoro? Un invito social? Se non hai chiaro in una frazione di secondo di che si tratta sarà inutile gestirla.
  2. Puoi stabilire un’azione da compiere a partire da quella mal? Sì, no, non ci sono vie di mezzo. Nel dubbio, è no.
  3. Per le email che non richiedono un’azione da parte tua ci sono tre possibilità: cancellarle; archiviarle (in una cartella/etichetta specifica, come lavoro o calcetto, o genericamente se sono informazioni che volete conservare); spostarle in una cartella da rivedere in cui tornerete almeno una volta alla settimana, nel tempo libero.
  4. Per le email che determinano una vostra azione avete di nuovo tre opzioni: gestire subito l’incombenza, se richiede meno di due minuti; delegarla se è possibile; spostarla nella cartella / etichetta cose da fare in tutti gli altri casi.

A questo punto la vostra attenzione dovrà essere focalizzata sull’etichetta cose da fare. Tornerete alla posta in arrivo solo ogni due o tre ore per controllare le novità. Disattivate le notifiche: servono solo a rubarvi la concentrazione necessaria per gestire le cose che dovete fare.

Questo metodo è perfetto per essere utilizzato con Mailbox, se avete un iPhone. In generale, l’app di Gmail (sia web che mobile) va più che bene. E allo stesso modo potete usare qualunque email che vi consenta di gestire etichette o cartelle. Il vantaggio di Gmail è che potete installare un plugin come Todoist per trasformare direttamente le vostra email in task (cosa che potete fare anche nativamente) e gestirli su web, Mac e smartphone. Chiaramente, potete appoggiarvi ad app per la to-do list o sistemi di task management come Todo Cloud, Doit, 2DO, Things od Omnifocus (che vedremo nelle prossime settimane).

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photo credit: JD Hancock via photopin cc