Da quando ho iniziato a usare Mailbox riesco abbastanza spesso a gestire con soddisfazione la mail. Oramai ho capito che questo problema si risolve solo se decidiamo di porre attenzione a come utilizziamo la posta elettronica.

La prima cosa da fare per gestire al meglio la propria mail è seguire queste dure regole:

  • mai rimettere “non letta” una mail, ma processarla sempre e comunque;
  • non tenere l’app delle mail aperta.

La prima regola è piuttosto semplice da seguire. Se aprite una mail non dovete lasciarla dove si trova. Se seguite i consigli per raggiungere l’inbox zero che vi ho dato, la cosa diverrà semplice. Aprite una mail, la leggete e rispondete, oppure la spostate sotto l’etichetta da rispondere. Se non necessita di risposta, archiviate o cancellate.

Attenzione alle newsletter e allo spam. Spesso ci iscriviamo a newsletter di siti, ma la cosa migliore sarebbe iscriversi ai loro RSS e utilizzare un lettore RSS per monitorarli. A volte invece finiamo in mezzo a newsletter di spam che cancelliamo senza pensarci. Prima di farlo, cercate in fondo alla mail l’opzione per cancellarvi così da non ricevere più quel tipo di mail.

Quando avete finito di controllare la posta chiudete l’app che usate per le mail (se siete su Mac e non vi trovate bene con Mail App provate a usare Mailplane o Postbox). Tanto ci sono le notifiche che vi avvisano se arriva qualcosa di importante, ma tenere chiusa la mail vi aiuterà a concentrarvi su quello che state facendo. Fissate voi dei momenti nell’arco della giornata in cui processare le mail. Quanto iniziate l’operazione preoccupatevi di vuotare la mail.

Ultima cosa. Quando inviate un messaggio a più persone, siate certi che si tratta di un messaggio importante, altrimenti rischiate di essere inondati di risposte da processare.