Oramai l’avete capito che sono in super trip con l’ottimizzazione del lavoro da freelance. Dopo i più generali trucchi per freelance e i consigli per hackerare il vostro tempo, oggi mi voglio dedicare alla to-do list. Cioè all’elenco delle cose da fare. Che per esteso significa organizzazione. Santa organizzazione! È la cosa con cui vado meno d’accordo, ma è anche quella che mi rende più produttivo.

Alla base di una buona to-do list c’è il farla. Quotidianamente. Aggiornandola a intervalli di tempo regolari. Ci sono tre momenti fondamentali in cui dovete guardare la vostra do-to list:

  • prima di iniziare a lavorare: vi permetterà di focalizzarvi su quello che dovete fare durante la giornata, individuando le priorità e i tempi necessari per fare tutto (ricordate di indicare per ogni attività quanto tempo avete intenzione di dedicarle, compresi eventuali tempi per gli spostamenti);
  • prima di andare a pranzo: vi aiuterà a rilassarvi e vi permetterà di godervi la pausa;
  • prima di smettere di lavorare: utile soprattutto per chi si occupa di progetti che si spalmano su più giorni, ma anche per cominciare a pianificare il lavoro del giorno successivo. Se invece siete riusciti a svuotare la lista del giorno ne trarrete una momentanea, ma fondamentale gratificazione.

Una buona to-do list dovrebbe contenere non solo cose di lavoro, ma anche aspetti della vita privata che possano rendere varia e gratificante la giornata. Prendersi ogni due ore quindici minuti per fare qualcosa per se stessi (Facebook, alla peggio) aiuta a ridurre le distrazioni, tiene fresco il cervello e gratifica l’animo.

Piano B. Le persone davvero organizzate sono quelle che in caso di imprevisti sanno sempre come procedere. Se la vostra giornata di lavoro può essere influenzata da delle variabili (figli che non stanno bene, consegne anticipate, meeting che potrebbero protrarsi…) prevedete delle to-do list alternative per non trovarvi a fine giornata con ancora un monte di cose da fare.

Pause. Sono determinanti. Prevedetele nella vostra to-do list. Meglio tante piccole pause, una a conclusione di ogni task, che pochi lunghi momenti di ozio. Pensate ai momenti di pausa come a degli esercizi di stretching per il vostro cervello.

Liste chiuse. Stabilite quello che dovete fare e tracciate una riga: oltre quella non ci devono essere aggiunte.

Priorità. Mettete in cima alla lista le cose più importanti da fare e cominciate da quelle. Poi passate alla coda della lista e se possibile tagliate. Tagliare le cose non fondamentali vi aiuterà a concentravi su quello che conta.

Automatismi. Ci sono delle attività che si ripetono nella giornata, di giorno in giorno o di settimana in settimana. Tenete traccia di quanto tempo vi richiedono e ogni volta che le affrontate dedicate dei minuti a capire perché ci avete messo di meno o di più della volta precedente. Individuate gli automatismi che vi consentono di ottimizzare il vostro tempo.

Ripetizioni. Cercate di capire quali sono quelle operazioni che richiedono interventi simili: possono essere fatte insieme? Questo vi aiuterà a guadagnare tempo. Un esempio pratico è la lettura della posta elettronica e delle notifiche di Facebook per chi lo usa per lavoro: una sessione si checking delle vostre comunicazione unica è meglio che fare affidamento sulle notifiche.

Sotto-liste. Se un task richiede diverse operazioni per essere completato create delle sotto-liste in modo da concentrarvi seriamente su quello e di non procedere a casaccio.

Chiudo con qualche consiglio tratto da un post di Francesca StaAna su Lifehack:

  • fate una lista di obiettivi da raggiungere, non di cose da fare;
  • numerate i vostri obiettivi, mettendo in cima alla lista quelli più complessi e lasciato in fondo, per quando siete più stanchi, le cose più facili da fare;
  • state lontani dal multitasking e concentratevi su quello che state facendo, cancellando momentaneamente tutto il resto;
  • cancellate i task completati, possibilmente tracciando una riga con la penna su un pezzo di carta.

Su quest’ultimo punto qualcuno avrà da ridire. Vi aspettavate forse un elenco di applicazioni che vi avrebbero aiutato a fare le liste? Se volete posso suggerirvi Wunderlist e di provare Rescue Time per monitorare ciò che fate, ma sono piuttosto convinto che la cosa migliore sia ancora usare carta e penna.

Ho letto che cancellare una cosa fatta con una penna produce una certa quantità di endorfina che stimola il cervello. Non so se sia vero, ma basandomi sulla mia personale esperienza potrei sostenere che in questo modo ne viene generata di più che cancellato un oggetto digitale da una lista virtuale.

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