Quando si lavora molto la cosa più difficile è organizzare il proprio tempo per rendere al massimo senza spremersi come un’arancia che poi non resta nulla. Ci sono mille trucchi e ognuno ha i suoi, ma visto che molti amici con cui lavoro spesso si sorprendono dei miei ho pensato che fosse bene condividerne qualcuno con voi. Nulla di trascendentale, ma piccole cose che nell’arco della vita ti accorgi che sono fondamentali.

Ovviamente tutto funziona meglio se avete un computer prestante e un mobile device adeguato. Ognuno fa la sua scelta, ma il mio consiglio è quello di valutare bene il recinto in cui rinchiudersi: Apple, Google o Microsoft (nel link pro e contro di uno e dell’altro).

Veniamo al pratico.

1) Dite no al multitasking. Farsi di multitasking equivale a fumare uno spinello e non è il modo migliore per presentarsi al lavoro. Se poi la cosa degenera, si può incorrere nella depressione da multitasking. Date un occhio a questa presentazione di Paolo Bernardi a un recente Codemotion. Nel lavoro ci sono momenti di studio e di produzione. Individuate le fasi in cui dovete produrre e disabilitate tutti i sistemi di notifica fino alla prima stesura del vostro prodotto. Break, rapido check alle mail e Facebook, e poi di nuovo giù a capo chino sul prodotto.

2) Vivete di cloud. Strumenti come Evernote per organizzare le note, Dropbox per archiviare i vostri documenti e Google Drive per creare documenti condivisi sono essenziali. Instapaper è un’ottima app per mettere da parte cose che non potete leggere quando le trovate, ma che potrebbero rivelarsi interessanti.

3) Niente scuse. Se qualcosa va storto non cercate di individuare i motivi per cui è andato storto, ma prendetevi un quarto d’ora per riflette su come si poteva fare diversamente. Non è detto che sarebbe andata meglio, ma imparerete a essere maggiormente critici su ciò che fate.

4) Fate ordine. Se mi sentisse mia madre dire una cosa del genere strabuzzerebbe gli occhi. Ma no, non intendo in generale: fate ordine dove lavorate. Sul tavolo, sul desktop del computer, nella rubrica del telefonino, nelle vostre note (catalogate tutto con dei tag), nelle liste delle cose da fare (vi suggerisco l’ottima Wunderlist).

5) Usate un client per le mail. Controllate tutte le mail insieme in un unica volta a distanza di non meno di mezz’ora. Non rimettete da leggere quelle che dovete affrontare più tardi, ma inoltratele a Evernote destinandole a un taccuino “Da fare” (nel link qualche trucco per come fare).

6) Chiudete Skype se non vi serve. Altrimenti qualcuno prima o poi vi chiama pensando che non abbiate nulla da fare.

7) Controllate le news, ma non a casaccio. Usate app come Prismatic, Zite, Flipboard o semplicemente Google Reader per controllare le news legate al vostro lavoro. Meglio se combinate le due cose: potete creare delle cartelle in Google Reader e leggere il contenuto di queste tramite Flipboard o Feedly. Create delle liste su Twitter per seguire le persone che hanno a che fare con il vostro settore. Mettete da parte le cose interessanti che trovate usando Evernote o Instapaper (ognuna di queste app vi da la possibilità di farlo) e organizzate il tutto in cartella o taccuini. Una volta alla settimana controllate cosa avete messo da parte.

8) Santificate la pausa pranzo. Prendetevi un’ora e godetevela. Mangiate cose decenti e che vi diamo piacere. Non leggete le mail in pausa pranzo. Anche gli altri mangiano e se non mangiano affari loro.

9) Investite. In qualunque cosa possa rendere più veloce il vostro lavoro. Un computer migliore, uno smartphone, un tablet, un software, un abbonamento premium a un servizio, se è utile al vostro lavoro è utile a voi. Qualunque cosa riduca il tempo che impiegate a fare qualcosa vi è utile.

10) Leggete un romanzo prima di addormentarvi. Eh lo so che è difficile, io stesso faccio fatica a mettere in atto il downshifting digitale che mi sono ripromesso per l’anno nuovo. Puntate almeno a qualcosa che non abbia a che fare con il vostro lavoro e sia inerente alle vostre passioni. Questo vi aiuterà a spegnere il cervello per poi riaccenderlo più riposato il giorno dopo.

Bonus tip: dedicate ogni giorno almeno mezz’ora a un progetto vostro. Ideato e sviluppato da voi. Imparerete qualcosa di nuovo e avrete una distrazione giustificata.

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