Nelle scorse settimane ho iniziato a usare Todo 7 Cloud per gestire i miei task e ve ne parlo oggi perché è forse il miglior strumento con cui approcciare la GTD. Con l’andare del tempo le app per la to-do list di cui vi ho raccontato nel 2013 hanno iniziato infatti ad andarmi strette. Con Todoist avevo trovato la mia misura giusta, ma il fatto di dover essere connesso per gestirlo mi ha sempre lasciato perplesso. Tempo fa avevo provato Omnifocus, ma la sua complessità non mi aveva convinto. L’amico Francesco Face mi aveva quindi indirizzato sulla strada della GTD (getting things done) ed è stato analizzando questo mondo che mi sono ritrovato a testare Todo Cloud.

Attenzione: sull’App Store e sul Mac App Store trovare due versioni del prodotto (disponibile anche per Android e in versione web). Una stand alone, che dovete pagare, l’altra gratuita, per usare la quale dovete prima aver creato una account sul sito di Appigo (todo-cloud.com).

In Todo è possibile creare tre tipi di oggetti:

  • task semplici;
  • checklist, ossia liste contenenti compiti da spuntare;
  • progetti, ossia compiti che per essere realizzati necessitano di svolgere diversi task.

Tutti gli oggetti che avete creato vengono inseriti nella vostra Inbox. Task, checklist e progetti possono poi essere organizzati all’interno di liste personalizzate e contraddistinti da:

  • priorità, in una scala da 0 a 3;
  • contesto, vale a dire il luogo in cui deve essere eseguito il compito o lo strumento che andrà usato per farlo (per esempio: computer, telefono, casa, ufficio);
  • tag, per aggiungere qualsiasi altro riferimento che vi possa essere utile (in realtà consiglio di farne a meno, almeno all’inizio)
  • stella, per contraddistinguere alcuni task particolari.

Consiglio di cominciare a usare lo strumento creando i primi task e raggruppandoli in una lista. Piano piano vi accorgerete che non potete farne a meno. In breve sarete in grado di creare task inserendoli direttamente nella lista predefinita e impostando un’orario, sia dal desktop che dall’app o via email, funzione molto comoda. Todo offre una buona selezione di filtri per vedere i task che avete creato:

  • Tutti i task;
  • Focus, che di base raggruppa cose da fare “scadute”, dovute per oggi e per domani;
  • Stellati, vale a dire quei task che avete contraddistinto con una stella, e che a mio modo di vedere possono essere quelli che assolutamente non dovete tralasciare oppure quelli che prima di essere risolti necessitano dell’intervento di altri (per esempio state attendendo delle foto via mail da allegare a un post prima di pubblicarlo).

L’app ha anche un piccolo calendario che però non può essere sincronizzato con quello di Google Calendar, ma che essenzialmente vi permette di filtrare i compiti di un determinato giorno. Peccato che manchi un filtro per le priorità.

Dopo i primi quindici giorni di prova l’account pro vi verrà disabilitato. Per continuare a usarlo dovete pagare 1,79 euro al mese. I vantaggi? Sincronizzazione fra Mac, iPhone e iPad, creazione di task con Siri e creazione task via email. Il costo è decisamente inferiore a quello che spendereste per i principali tool che sono presenti sul mercato e con i quali Todo rivaleggia. Pagando potete inoltre fruire della funzione di condivisione delle liste, grazie alla quale potete usare Todo per gestire un team assegnando compiti e progetti alle singole persone, cosa che manca ai rivali.

Seguite Silvio Gulizia su Twitter e Google+