Nel mio lavoro di digital strategist mi capita spesso di essere responsabile di un team di collaboratori, da dover monitorare e affiancare nelle varie attività. Non è così facile essere un team leader, oggi, soprattutto quando il lavoro è in mobilità, come lo è in effetti il mio: spesso le attività sono da monitorare real time e le possibilità di riunirsi offline diventano sporadiche.

In questo ultimo periodo mi capita di dover dirigere un gruppo di giovani risorse che posso vedere live soltanto una volta a settimana. In questa attività di team leader da remoto alcune app, web app e risorse online sono diventate per me fondamentali. Senza la capacità di usarle mettendo a sistema le feature che mi offrono non so proprio come riuscirei a tenere la situazione in pugno in ufficio. Eccovi i miei primi 5 pratici strumenti digitali per dirigere un team 2.0.

1. Skype. No sms, no mail, no telefonate. Skype è la chat che ogni giorno mi permette di fare delle mini riunioni con ogni risorsa, dar loro il buongiorno (salutate sempre i ragazzi del team, anche online) e tenermi costantemente connessa con loro per ogni domanda al volo e interazione last second. Mi è comodo soprattutto quando monitoro le conversazioni sui social, come su Twitter, e devo suggerire una risposta, un link, uno status. Insomma: Skype per l’interazione real time!

2. Google drive e Google documents. Per chi come me lavora costantemente in movimento, in viaggio e da postazioni sempre diverse (sia fisicamente che come dispositivi) avere i miei documenti di testo online è decisamente fondamentale. Ecco che senza Google Drive oggi sarei davvero persa! Integrato alla mia mail di Google, attraverso Google documents, questo archivio ragionato e condiviso di file  e cartelle è una delle cose più comode e usabili che io abbia integrato tutt’ora nel mio lavoro. Ho creato delle cartelle divise per progetti e clienti e delle sottocartelle, alcune private ed altre condivise con i miei vari team. Lì chiedo ai miei collaboratori di uploadare documenti aggiornati, e sempre più spesso succede di lavorare a più mani contemporaneamente sullo stesso documento di testo, ad esempio un brief per un cliente o un post. Se poi integriamo anche una chiamata con Google hangout l’ufficio online non teme paragoni con quello fisico.

3. Twitter vs mail. Sempre più spesso mi capita di usare al posto delle mail i direct message di Twitter, soprattutto per rapidi messaggi tra colleghi e clienti. Perché sono più veloci, perché sono più comodi, perché lavorando con i social network riceviamo costantemente le notifiche, quindi probabilmente leggeremo il dm prima della mail. Inoltre la necessaria brevità ci toglie dall’imbarazzo di inutili convenevoli di forma. Insomma, il dm ci obbliga ad essere diretti, concisi e arrivare subito al dunque.

4. Google calendar + promemoria. Una risorsa di cui non riesco proprio a fare a meno è Google calendar. Durante il week end cerco sempre di programmare le attività della settimana dopo, dividendole per “colori”. Ho creato dei calendari di colore diverso per ogni cliente e team, oltre a dei calendari con dei colori più leisure per le mie attività personali, come gli eventi e gli appuntamenti. Ho chiesto anche a tutte le mie risorse di creare a loro volta un calendario puntuale delle attività che avesse più o meno le caratteristiche del mio, in modo da sincronizzare ed avere un chiaro prospetto delle  loro attività personali e complessive. Inoltre Google Calendar abbinato a Gmail mi permette di proporre le attività di riunione, brief e appuntamenti di lavoro.

5. Dropbox. Come Google Docs, anche Dropbox è un database online che permette di archiviare, condividere ed avere sempre disponibili file e documenti in vari formati, online. Io lo uso come un vero e proprio hard disk dove conservare materiale sensibile che potrebbe servirmi in tutte le evenienze, come documenti fiscali, contratti, case history. Lo uso diversamente da Google Documents, dove preferisco tenere cartelle con documenti a cui mettere mano giornalmente. Dropbox al contrario per me ha soprattutto la funzione di vero e proprio archivio online.

Questi sono i miei consigli, i primi e più fondamentali, per essere un team leader 2.0. Aspetto ora  i vostri suggerimenti. Alla prossima.