Quasi tutti i lavori, oggi, non possono prescindere dall’uso della posta elettronica. Le email, poi, sono usate anche per scambiarsi file di grandi dimensioni. E quando si vogliono archiviare?Cambiare computer, oppure avere la necessità di archiviare la corrispondenza elettronica finora ricevuta per lasciar spazio ai nuovi messaggi. Quando l’archivio è molto grande, per esempio a causa degli allegati alle email, quest’operazione può risultare macchinosa.

L’archiviazione dei dati della posta, fatta tramite Office 2010, ha semplificato le cose. Poi c’è anche la funzione di autoarchive di Outlook che automatizza un po’ tutto, ma resta il fatto che le dimensioni degli archivi sono frequentemente eccessive.

Com’è possibile? Buona parte delle dimensioni di un database derivano dalla scarsa o superficiale gestione dello spam. Poi c’è l’abitudine ad allegare file di grandi dimensioni che spesso sono inutili ai fini della conversazione epistolare.

Per quanto riguarda gli utilizzatori di Outlook, sanno che non è possibile avere un accesso diretto all’archivio degli elementi di posta più ingombranti. Ma non è così se si usa un programma molto carino, OutlookAttachView.

Questo software, scansionando l’Outlook istallato sul computer, profilo dopo profilo, crea una tabella con tutti i file allegati delle email aggiungendo la dimensione degli elementi, il mittente del messaggio e il giorno di ricezione.

Così si può procedere con ordine alla pulizia dell’archivio. Se poi si usa anche 1.90 NirSoft, allora la ricerca dei documenti ingombranti può essere circoscritta ad una fate temporale precisa.